Wir denken WEG-Verwaltung neu

In der WEG-Verwaltung sind Sie beruflich zu Hause und bestens mit Ihrem Tagesgeschäft vertraut. Sie wissen, dass es stressig und fordernd zugeht. Das wissen wir auch und bieten Ihnen deshalb attraktive Rahmenbedingungen – mit einem starken Team an Ihrer Seite und absoluter Rückendeckung durch Ihre Führungskräfte:

• Unsere nahezu papierlose Organisation ermöglicht es Ihnen, sehr flexibel zu arbeiten – auf Wunsch auch aus dem Home Office heraus. 
• Flexible Arbeitszeit: Abgesehen von einer Kernarbeitszeit (9:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Freitag bis 14:00 Uhr) organisieren Sie Ihren Bereich und Ihre Termine eigenverantwortlich. Wichtig ist uns nicht die minutengenaue Einhaltung Ihrer Wochenarbeitszeit, sondern die termingerechte Bearbeitung von Themen. Auch deshalb leben wir Vertrauensarbeitszeit.
• Belegprüfungen und Eigentümerversammlungen führen Sie innerhalb Ihrer regulären Arbeitszeit durch – Abendtermine sind die absolute Ausnahme. Für Außentermine nutzen Sie eines unserer Poolfahrzeuge.
• Die Erstellung von Abrechnungen übernimmt unser kompetentes Abrechnungs-Team für Sie. Gleichzeitig werden Sie in Ihrer Arbeit durch ein qualifiziertes Back-Office und Team-Assistenzen unterstützt.
• Zunehmend vollautomatisierte Prozesse, z. B. für die Schlüsselbestellung, Wohnungsgeberbestätigungen oder die Bereitstellung von Unterlagen (HOMECASE), entlasten Sie im Tagesgeschäft.
• Sie profitieren von unserem starken Netzwerk: Regelmäßige Verwalterrunden sorgen für einen konstruktiven Austausch, interne Fortbildungen durch einen Fachanwalt für WEG-Recht machen Sie fit in der aktuellen Rechtsprechung. Unsere Architekten und Ingenieure stehen Ihnen bei baulichen und technischen Fragestellungen ebenso zur Seite wie externe Gutachter, die Sie bei größeren Bau- oder Sanierungsvorhaben begleiten.
• Wer viel arbeitet, braucht auch Auszeiten: Wir gewähren Ihnen bis zu 30 Tage Urlaub. Am 24.12. und 31.12. haben Sie zusätzlich frei. Wir verzichten auf Urlaubssperren in Versammlungsphasen und schenken Ihnen an Ihrem Geburtstag einen freien Nachmittag – der Vormittag geht mit Glückwünschen, Kuchen und warmen Worten der Kollegen ins Land.

Ihre Aufgaben

In Ihrer Position arbeiten Sie eng mit der Personalleiterin der Firmengruppe zusammen. Gleichzeitig übernehmen Sie die Bearbeitung vielfältiger Aufgaben im HR-Tagesgeschäft in hoher Eigenverantwortung. Sie tragen dazu bei, den HR-Bereich stetig weiterzuentwickeln, Veränderungen aktiv zu begleiten und sind für unsere Mitarbeitenden kompetente Ansprechperson in personalrelevanten Fragen:

• Mit großer Sorgfalt übernehmen Sie vorbereitende und prüfende Tätigkeiten rund um die monatliche Entgeltabrechnung, übermitteln abrechnungsrelevante Daten an unsere externe Lohnbuchhaltung und beantworten Rückfragen rund um die Abrechnung seitens der Mitarbeitenden.
• Die allgemeine Personaldatenverwaltung und -pflege in unseren digitalen Personalakten (HRworks) halten Sie ebenso sorgfältig in Ihren Händen wie das Fehlzeitenmanagement, das Bescheinigungswesen und die Erstellung von Auswertungen und Statistiken.
• Sie führen die Korrespondenz mit Sozial- und Rentenversicherungsträgern, Berufsgenossenschaften, Behörden und Krankenkassen und stellen Unterlagen für Betriebsprüfungen bereit.
• Auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz bringen Sie sich perspektivisch ein: gemeinsam mit einem weiteren Kollegen sind Sie Ansprechperson für z.B. Unterweisungen und kümmern sich um Schulungsbedarfe unserer Erst- und Brandschutzhelfer. Zudem begleiten Sie unsere externe Fachkraft für Arbeitssicherheit bei den regelmäßigen ASA-Sitzungen und Begehungen und halten die daraus resultierenden ToDos nach.
• Neben dem Tagesgeschäft arbeiten Sie in HR-Projekten mit, die beispielsweise die Weiterentwicklung digitaler Workflows, die Einführung neuer Mitarbeiter-Benefits oder auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement betreffen, und tragen damit zur kontinuierlichen Optimierung unserer HR-Prozesse bei.

Wir denken Immobilienverwaltung neu

Und das gilt auch für den Bereich der Abrechnungserstellung: wir wissen, dass es stressig und fordernd zugeht. Deshalb bieten wir Ihnen attraktive Rahmenbedingungen – mit einem starken Team an Ihrer Seite und absoluter Rückendeckung durch Ihre Führungskräfte.

• Unsere nahezu papierlose Organisation ermöglicht es Ihnen, sehr flexibel zu arbeiten – in Ihrem Büro im Herzen der Bremer Innenstadt, nur einen Steinwurf von der Weser entfernt, auf Wunsch aber auch aus dem Homeoffice (hybrid). 
• Flexible Arbeitszeit: Abgesehen von einer Kernarbeitszeit (9:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Freitag bis 14:00 Uhr) organisieren Sie Ihren Bereich und Ihre Termine eigenverantwortlich. Wichtig ist uns nicht die minutengenaue Einhaltung Ihrer Wochenarbeitszeit, sondern die termingerechte Bearbeitung von Themen. Auch deshalb leben wir Vertrauensarbeitszeit.
• Sie profitieren von unserem starken Netzwerk: Regelmäßige Teamrunden sorgen für einen konstruktiven Austausch; mit Hilfe bedarfsorientierter Fortbildungen erweitern Sie Ihre Kompetenzen und machen sich mit der aktuellen Rechtsprechung vertraut.
• Wer viel arbeitet, braucht auch Auszeiten: Wir gewähren Ihnen bis zu 30 Tage Urlaub. Am 24.12. und 31.12. haben Sie zusätzlich frei. Wir verzichten auf Urlaubssperren und schenken Ihnen an Ihrem Geburtstag einen freien Nachmittag – der Vormittag geht mit Glückwünschen, Kuchen und warmen Worten der Kollegen ins Land.

Und so unterstützen Sie uns

In Ihrer verantwortungsvollen Position betreuen Sie den in Bremen und im norddeutschen Raum befindlichen Immobilienbestand auf der Zahlenseite:

• Sie erstellen Nebenkostenabrechnungen nach WEG oder Betriebskostenabrechnungen nach Betriebskostenverordnung für Miet- und Sondereigentumsverwaltungen sowie Verwaltungsabrechnungen für Eigentümer und Steuerberater rechtssicher und fristgerecht.
• Eigenverantwortlich übernehmen Sie die Prüfung der Umlagefähigkeit von Kosten und Rechnungen sowie deren Kontierung.
• Sie kalkulieren Vorauszahlungen und passen diese an.
• Sie führen die schriftliche und telefonische Korrespondenz rund um die Abrechnung mit Versorgungsunternehmen oder Messdienstleistern.
• Gelegentlich organisieren Sie erforderliche Zählerablesungen.
• In Zusammenarbeit mit unseren WEG-Verwalter(inne)n oder Property Manager(inne)n wirken Sie bei der Bearbeitung von Widersprüchen zu erstellten Abrechnungen mit.